本ドキュメントは、東京エリアDebian勉強会を開催する準備のために通常行っている段取りや作業の流れです。必ずこの流れで準備を進める必要はありませんのでひとつの目安にしてください。
勉強会開催のお世話役になりましょう
勉強会のお世話役の日頃の活動
- 勉強会を開ける会場のリストアップと情報収集
- 勉強会を定期開催するにはお約束の場所を決めておくとよいと思います。
- 最近はハック時間を取っているため、インターネット接続が使える会場がよいです。
- 最近のOSSやDebianのトレンドの情報収集
- OSSの動向に合わせた内容で勉強会のセミナーを開けると人が集まりやすくなります。
- Debianのメーリングリストで流れているDebian Projectの変更点や新機能は参加者の多くが知らない事柄になりますので、セミナーで情報共有するにはよいと思います。
- OSS活動をしている人、Debianを使っている人の情報収集
- 一緒に勉強会の世話役をやってくれる人を見つける
イベント開催準備から開催までの流れ
概要
- 勉強会を開催する日程と内容の候補を決める
- 勉強会の会場を確保する
- 勉強会の日程、時間を本決定する
- 勉強会参加者登録webサイトのイベントページを作成する
- 勉強会webサイトのイベントページを作成する
- Debian JP webサイトのイベントページを作成する
- 勉強会開催の告知をして参加者を募る
- 勉強会の配布資料と司会進行スライドを作成する
- 勉強会当日を迎え、司会進行を行う
- 勉強会の発表資料を公開する
勉強会を開催する日程と内容の候補を決める
- 勉強会を開催する日程の候補日を決めます。
- 東京エリアDebian勉強会では、現在以下の目安で候補日を決めています。
- 毎月第３土曜日の開催を基本とする。
- OSCなどのイベントがあるときは、イベント出展を優先する。その月は勉強会はなし（月に２回のイベント対応はなかなかきついです）。
- 他の大きなイベントと重複する日程になる場合は、その日は避けたほうが人が集まるかもしれません。
- 勉強会のセミナー発表をしていただける人を探します
- 最近のOSSやDebianのトレンドに詳しい人やDebianの勉強をしている有志の方がいる場合はお願いしてみましょう。
勉強会の会場を確保する
- 勉強会の会場を確保します。
- 企業様で会場を貸していただける場合はお願いしてみましょう。
- ハックタイムはインターネット回線が必要になります。
- 会場で提供いただける場合はお願いしてみましょう。
- 会場にインターネット回線がない場合は勉強会参加者に自身で準備していただくように連絡しましょう。
- 公民館で勉強会を開催する場合は会場費が必要になります。参加者から参加費をいくら徴収するか検討しましょう。
- 配布資料がある場合は配布資料の印刷代も含めた金額で参加費を検討しましょう。
- 公民館の会議室を借りる場合は午前、午後、夜の３つの区分で予約を受け付けているパターンが多いです。会議室の利用であれば２〜４千円程度の利用料となることが多く、会場と同じ区市町村に在住する人が予約すると少し安くなる場合があります。
- 参加者が予定数に達しない場合は、会場費が赤字になることがあります。
- 難しい問題です。
- 参加者に事情を話して赤字が極小になるよう追加負担をお願いすることも考えられます。
- 借りる会場には飲食禁止などルールがありますので確認しておきましょう。
勉強会の日程、時間を本決定する
- 会場を確保できたら、日程と時間が決まると思います。
- 会場、日程の情報を勉強会関係者のメーリングリストに投稿して連絡します。
- 現在はgoogle groupの勉強会関係者限定メーリングリストでやり取りしています。歴史的経緯があり、このように運営しています。
- まれにDebian JP会員ではない（＝debian-private@debian.or.jpを受信できない）方が勉強会開催の手伝いをしていただいていることがあります。
勉強会参加者登録webサイトのイベントページを作成する
- 勉強会参加者登録webサイトのイベントページを作成します。
勉強会webサイトのイベントページを作成する
- 勉強会webサイトは今読んでいる記事を掲載しているwebサイトです。
- webサイトを更新する方法は以下のページを参照ください。
- 作成及び編集するファイルは以下です。
- YYYY-MM.muse を新規作成
- index.muse を修正
- html/sitemap-YYYY.xml を修正
Debian JP webサイトのイベントページを作成する
- Debian JP webサイトは以下です。
- Debian JP webサイトを更新する方法は以下のページを参照ください。
- 作成及び編集するファイルは以下です。
- www/trunk/blosxom/data/events/tokyodebian-nnn.d を新規作成
- www/trunk/src/community/events/YYYY/index.tt2 を修正
- www/trunk/src/community/events/index.tt2 を修正
勉強会開催の告知をして参加者を募る
- 作成した勉強会参加者登録webサイト、勉強会webサイト、Debian JP webサイトの情報を公開しましょう。
- メーリングリストへ投稿しましょう。
- debian-devel@debian.or.jp
- debian-users@debian.or.jp
- SNSへ投稿しましょう。
勉強会の配布資料と司会進行スライドを作成する
- 勉強会の配布資料と司会進行に使うスライドを作成します。
- 勉強会資料のリポジトリにtexファイルを作ります。ビルドするとpdfファイルになります。
- 勉強会資料のリポジトリの使い方は以下のページを参考ください。
- 作成及び編集するファイルは以下です。
- debianmeetingresumeYYYYMM.tex を新規作成
- debianmeetingresumeYYYYMM-presentation.tex を新規作成
- セミナー発表する方に原稿を作成していただいたらpatchをもらってマージします。
- 勉強会資料のリポジトリのファイルはGPLv2またはGPLv3のライセンスを適用することにしています。ファイルの作成者に確認しておきましょう。
- 資料ができたら、当日までにgit pushして公開しておきましょう。
勉強会当日を迎え、司会進行を行う
- 勉強会当日になりました。
- 会場の設営準備を行うため少し早めに行きましょう。
- 参加者が会場に来たら出席確認を行い、参加費を徴収して配布資料を渡します。
- 開始時間になったら、司会進行スライドを使って勉強会を開始します。
- 勉強会の最中に参加者からなにか相談があった場合は、耳を傾けましょう。
勉強会の発表資料を公開する
- 勉強会が終了したら、セミナー発表者の発表資料を公開します。
- セミナー発表者に発表資料を公開してよいか確認しましょう。
- 勉強会資料のリポジトリのファイルはGPLv2またはGPLv3のライセンスを適用することにしています。ライセンスを確認しましょう。
- 勉強会資料のリポジトリに寄贈することを希望しない方もいます。
- 別のサーバでセミナーの発表資料を公開していただける場合は、URLを聞いておきましょう。
- 人によって勉強会資料のリポジトリのtex形式ではないファイル形式で作成している場合があります。
- 勉強会参加者登録webサイト、勉強会webサイトに資料のURLを登録します。
終わりに
- 勉強会のお世話役、お疲れ様でした。
- 毎月開催している勉強会ですので、作業の流れを掴み、疲れてしまわないに省けるところは省いて対応していくとよいと思います。
東京エリアDebian勉強会